Menu « Assistants » Les différents Assistants Ce chapitre explique comment utiliser les Assistants. L'assistant Utilisateurs L'assistant Utilisateurs vous permet d'effectuer, après avoir sélectionné des apprenants, un certains nombre de tâches d'administration. Vous trouverez la liste de toutes les actions possibles plus loin dans la fiche. Sélection des utilisateurs Dans le menu Assistants > Assistant utilisateur , vous pouvez sélectionner, au choix : des utilisateurs répartis dans différentes organisations ou une liste d'utilisateurs Option Sélectionner des utilisateurs Cliquez sur S électionner des utilisateurs ; Choisissez les utilisateurs qui vous intéressent (vous pouvez vous aider de l'arborescence des organisations) ; Ajoutez au panier avant chaque changement de page ou de dossier ; Cliquez sur Valider . Le filtre d'utilisateurs Vous pouvez filtrer votre recherche grâce : au nom de l'utilisateur, son prénom , son identifiant , son a dresse email , son identifiant externe , son audience . Si vous cherchez parmi les utilisateurs désactivés , cochez cette case. Vous pouvez également filtrer votre recherche à l'aide des champs personnalisés des utilisateurs. Choisissez si les critères doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez : - Tous les critères : vous obtiendrez toutes les personnes dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP' et le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024' ; - Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de tous les utilisateurs dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP', ainsi que tous les utilisateurs dont le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024'. Cliquez sur Valider . Sélectionnez les utilisateurs qui vous intéressent parmi les utilisateurs trouvés par filtrage. Option Sélectionner une liste Cliquez sur Sélectionner une liste ; Choisissez la liste qui vous intéresse ; Cliquez sur Valider . Le filtre de liste Vous pouvez filtrer votre recherche grâce au nom de la liste, à sa description et à son type (dynamique ou statique). Si vous cherchez une liste désactivée , cochez cette case Choisissez si les critères doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez : - Tous les critères : vous obtiendrez toutes les listes dynamiques dont le nom contient le mot Form'Action ; - Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de toutes les listes dynamiques et de toutes les listes dont le nom contient Form'Action. Cliquez sur Valider . Sélectionnez la liste qui vous intéresse parmi les listes trouvées par filtrage. Validation des utilisateurs Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des utilisateurs que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des utilisateurs en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le  bouton [x] . Cliquez sur Valider lorsque vous êtes satisfait de la sélection des utilisateurs. Sélection et paramétrage de l'action Modifier une valeur Sélectionnez l'action Modifier une valeur ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Vous avez la possibilité de modifier une ou plusieurs des valeurs ci-dessous : Le statut du compte : désactivé ou non ( Ne pas changer / Oui / Non ) ; La date d'activation du compte ; La date d'expiration du compte ; Les valeurs dans les champs personnalisés 1 à 10 ; L'option de double authentification ( Ne pas changer / Par défaut / Jamais / Première connexion de la journée / Toujours ) Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur Valider . Ajouter des audiences aux utilisateurs Sélectionnez l'action Ajouter des audiences aux utilisateurs ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES AUDIENCES . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez la ou les audience(s) à ajouter aux utilisateurs ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Valider . Le filtre d'audiences Le filtre d'audiences fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut). De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les audiences sélectionnées ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des audiences. Ajouter des rôles aux utilisateurs Sélectionnez l'action Ajouter des rôles aux utilisateurs ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES RÔLES . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les rôle(s) à ajouter aux utilisateurs ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des rôles que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des rôles en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Sélectionnez leur  périmètre d'action , c'est-à-dire le niveau hiérarchique sur lequel ces rôles s'appliqueront ; Si plusieurs rôles sont sélectionnés, le périmètre d'action s'appliquera à tous ces rôles, pour toutes les personnes sélectionnées à la première étape. Pour différencier les périmètres d'actions, il vous faudra recommencer le processus depuis le début. Cliquez sur Valider . Le filtre de rôles Le filtre de rôles fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut). De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les rôles sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des rôles. Affecter un manager Sélectionnez l'action Affecter un manager ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER UN MANAGER . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le  manager à ajouter aux utilisateurs sélectionnés à l'étape précédente ; Un seul manager peut être attribué à un utilisateur. Il est cependant possible d'ajouter un manager secondaire (voir section suivante pour le faire via les assistants). Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier le manager sélectionné ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection du manager. Affecter un manager secondaire Sélectionnez l'action Affecter un manager secondaire  ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER UN MANAGER SECONDAIRE . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le  manager secondaire à ajouter aux utilisateurs sélectionnés à l'étape précédente ; Un seul manager secondaire peut être attribué à un utilisateur.  Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier le manager secondaire sélectionné ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection du manager secondaire. Définir comme tuteur pour les cours sélectionnés Sélectionnez l'action Définir comme tuteur pour les cours sélectionnés  ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les  cours dont le certificat doit être réinitialisé ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Cliquez sur la liste pour laquelle les utilisateurs sélectionnés seront tuteurs des cours sélectionnés à l'étape précédente ; Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les cours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours. Affecter des cours Sélectionnez l'action Affecter des cours ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les  cours  à ajouter aux utilisateurs ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le  bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un cours leur a été affecté  ; Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ; - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le modèle de mail ;       (c) Cliquez sur Valider . - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cochez cette case si vous souhaitez affecter le cours aux apprenants même s'ils n'appartiennent pas aux éventuelles audiences rattachées au cours ; Renseignez éventuellement une date de début, une date d'objectif et une date de fin d'affectation du cours ; Renseignez éventuellement un mode de paiement , un code de paiement (champ libre) et un coût par unité (champ libre) ; Choisissez l' option d'affectation du cours ( Libre / Recommandé / Obligatoire ) ; Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les cours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours. Modifier les données d'affectation du cours Sélectionnez l'action Modifier les données d'affectation du cours ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action La suite se déroule exactement comme pour l'option « Affecter des cours » : rendez-vous à cette section pour plus d'informations. Réinitialiser des cours Sélectionnez l'action Réinitialiser des cours  ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les  cours à réinitialiser ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le  bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un cours a été réinitialisé  ; Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ; - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le modèle de mail ;       (c) Cliquez sur Valider . - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les cours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours. Supprimer des cours Sélectionnez l'action Supprimer des cours ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les  cours à supprimer ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le  bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un cours leur a été supprimé ; Ici, il s'agit de la suppression de l'affectation d'un cours à un apprenant et non la suppression d'un cours au catalogue. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ; - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le modèle de mail ;       (c) Cliquez sur Valider . - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les cours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours. Réinitialiser des certificats La réinitialisation des certificats a pour but de remettre à jour un certificat dont le modèle a été modifié dans les réglages du cours. Sélectionnez l'action  Réinitialiser des certificats ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les cours dont le certificat doit être réinitialisé pour les utilisateurs sélectionnés à l'étape précédente ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le  bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants que leur certificat a été mis à jour ; Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ; - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le modèle de mail ;       (c) Cliquez sur Valider . - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les cours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours. Affecter des parcours Sélectionnez l'action Affecter des parcours ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES PARCOURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les parcours  à ajouter aux utilisateurs ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des parcours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des parcours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez affecter le parcours aux apprenants même s'ils n'appartiennent pas aux éventuelles audiences rattachées au parcours ; Cochez cette case si vous souhaitez que les dates d'affectation du parcours soient reportées sur les affectations des cours appartenant au parcours ; Renseignez éventuellement une date de début, une date d'objectif et une date de fin d'affectation du parcours ; Choisissez l' option d'affectation du cours ( Libre / Recommandé / Obligatoire ) ; Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ; - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le modèle de mail ;       (c) Cliquez sur Valider . - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cliquez sur Valider .   De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les parcours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des parcours. Modifier les données d'affectation du parcours Sélectionnez l'action Modifier les données d'affectation du parcours ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action La suite se déroule exactement comme pour l'option « Affecter des parcours » : rendez-vous à cette section pour plus d'informations. Réinitialiser des parcours Sélectionnez l'action Réinitialiser des parcours  ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES PARCOURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les parcours à réinitialiser ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des parcours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des parcours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez que les cours composant le parcours soient également réinitialisés ; Cochez cette case si vous souhaitez  informer les apprenants qu'un parcours a été réinitialisé  ; Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ; - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le modèle de mail ;       (c) Cliquez sur Valider . - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les parcours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des parcours. Supprimer des parcours Sélectionnez l'action Supprimer des parcours ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES PARCOURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez le ou les parcours à supprimer ; Cliquez sur le  chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des parcours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des parcours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez que les cours qui composent ce parcours soient aussi retirés aux apprenants. Cochez cette case si vous souhaitez  informer les apprenants qu'un parcours leur a été supprimé ; Ici, il s'agit de la suppression de l'affectation d'un parcours à un apprenant et non la suppression d'un parcours au catalogue. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ; - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le modèle de mail ;       (c) Cliquez sur Valider . - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les parcours sélectionnés ;   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des parcours. Envoyer un mail Sélectionnez l'action Envoyer un mail ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Vous avez la possibilité d’envoyer un mail unique ou un mail à partir d'un modèle. Mail unique  Remplissez le sujet et le contenu. Vous pouvez insérer des champs dynamiques dans le contenu du mail. Cliquez sur Valider. Attention ! Les champs dynamiques doivent pouvoir être interprétés. Par exemple, si vous utilisez le champ dynamique "Nom du cours", le mail envoyé étant totalement décorrélé des cours, ne pourra pas contenir le nom du cours auquel vous pensez.  Modèle de mail   Cliquez sur Sélectionner un modèle de mail. Choisissez parmi la liste des modèles de mails. À la validation de votre choix, vous retournez à l'affichage précédent, avec le sujet et le contenu préremplis, que vous pouvez encore modifier à votre guise. Lorsque vous avez paramétré entièrement l'envoi de votre mail, cliquez sur Valider. Le filtre de mails Le filtre de mails fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut). Envoyer une notification Sélectionnez l'action Envoyer une notification  ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Écrivez le texte de la notification dans le champ texte prévu à cet effet ; Depuis l'assistant utilisateurs, une notification est un texte court sans mise en forme. Cliquez sur Valider . Résultat en Front-Office En cliquant sur la cloche , vous pouvez visualiser toutes vos notifications. Sauvegarder cette liste d'apprenants Sélectionnez l'action Sauvegarder cette liste d'apprenants ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Nommez votre liste Vous pouvez ajouter une description. Cliquer sur Valider.  Cette liste sera obligatoirement une liste statique, puisqu'elle est créée à partir d'utilisateurs que vous avez choisis et non à partir de critères.   Ajouter un événement dans l'agenda Sélectionnez l'action Ajouter un événement dans l'agenda ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Nommez l'événement ; Ajoutez éventuellement une description de l'événement ; Ajoutez une date de début et une date de fin pour l'événement ; Cliquez sur Valider . Inscription de l'événement à l'agenda de l'utilisateur En cliquant sur l'icône de calendrier dans la barre de navigation, l'utilisateur pourra retrouver l'événement inscrit dans son agenda. Modifier les scores des compétences Sélectionnez l'action Modifier les scores des compétences  ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COMPÉTENCES . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez la ou les compétences dont les scores vont être modifiés ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Suivant .   Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des compétences que vous avez sélectionnées ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des compétences en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le  bouton [x] . Cliquez sur Valider . Le filtre de compétences Le filtre de compétences fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut). De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les compétences sélectionnées ; (a) Mettre un score sur les compétences sélectionnées à l'étape précédente OU (b) Mettre un statut Non évalué sur les compétences sélectionnées à l'étape précédente ; Lorsque vous cochez cette case, la zone de score devient alors grisée car non utilisable.   Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la modification des scores de compétences. Résultat de l'action Cet écran détaille les succès et les échecs de l'action demandée. Le bouton Réinitialiser ramène à l’écran de sélection des utilisateurs de l’assistant, afin de paramétrer une nouvelle action de modification sur le même groupe ou un groupe différent, via l’assistant. Le bouton Réinitialiser n’annule pas la dernière action. L'Assistant Cours L'assistant Cours vous permet d'effectuer, après avoir sélectionné des cours, un certains nombre de tâches d'administration. Vous trouverez la liste de toutes les actions possibles plus loin dans la fiche. Sélection des cours Dans le menu Assistants > Assistant cours , cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez les cours à modifier ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Suivant . Le filtre de cours Vous pouvez filtrer  votre recherche grâce : au  nom  du cours, son  identifiant unique , sa description , son  audience , son  fournisseur , sa modalité . Si vous cherchez parmi les  cours désactivés , cochez cette case. Vous pouvez également filtrer votre recherche à l'aide des  champs personnalisés des cours. Choisissez si les  critères   doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez : -   Tous les critères : vous obtiendrez toutes les cours dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP' et le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024' ; -   Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de tous les cours dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP', ainsi que tous les utilisateurs dont le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024'. Cliquez sur  Valider . Sélectionnez les  cours qui vous intéressent parmi les cours trouvés par filtrage. //Image en attente de correction de la fenêtre de filtre Validation des cours Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des cours  que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le  bouton [x] . Cochez cette case si vous souhaitez  informer les apprenants qu'un cours a été réinitialisé  ; Cette case ne sera utile que pour les actions « Modifier les informations de l'affectation » et « Affecter des apprenants ». Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le  modèle de mail  qui sera envoyé ; - Cliquez sur le  bouton Crayon  pour sélectionner un modèle de mail ;    Une nouvelle pop-up s'ouvre :        (a) Vous pouvez utiliser le  bouton Œil  pour visualiser les modèles de mails ;       (b) Sélectionnez le  modèle de mail  ;       (c) Cliquez sur  Valider . - Cliquez sur le  bouton Gomme   pour supprimer le modèle de mail sélectionné. Cliquez sur  Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les cours sélectionnés ;  Cliquer sur Suivant lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours. Sélection et paramétrage de l'action Modifier les informations générales des cours Sélectionnez l'action  Modifiez les informatiques générales des cours ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Vous avez la possibilité de modifier une ou plusieurs des valeurs ci-dessous : Le statut du cours : désactivé ou non ( Ne pas changer / Oui / Non ) ; Le fournisseur du cours ; Le texte libre 1 du cours ; Le texte libre 2 du cours ; Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur Valider . Pour plus d'informations sur les informations générales du cours, voir la page //Créer un cours . Modifier les champs personnalisés standards des cours Sélectionnez l'action  Modifiez les champs personnalisés standards des cours ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Vous avez la possibilité de modifier un ou plusieurs champs personnalisés des cours sélectionnés ; Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur Valider . Modifier les réglages et les options de cours Sélectionnez l'action  Modifiez les réglages et les options des cours ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Vous avez la possibilité de modifier une ou plusieurs des options ci-dessous : Réglages : L'autorisation pour les utilisateurs de s'auto-inscrire au cours : Ne pas changer / Oui / Non  ; L'autorisation pour les utilisateurs de se désinscrire du cours : Ne pas changer / Oui / Non ; L'autorisation pour les utilisateurs d' effacer leurs statistiques de cours : Ne pas changer / Oui / Non  ; L'autorisation pour les utilisateurs de recalculer leur statut du cours : Ne pas changer / Oui / Non ; Le suivi séquentiel des leçons du cours : Ne pas changer / Oui / Non ; L'autorisation pour les administrateurs d' ajouter des prérequis pour les leçons et les blocs du cours : Ne pas changer / Oui / Non ; Les options « Suivi séquentiel » et « Ajout de prérequis » sont incompatibles  : vous ne pouvez pas mettre Oui à chacune de ces options, ni mettre Non à chacune de ces options. Démarrage : Le type de cours : Ne pas changer / Compatible AICC / SCORM  / AICC uniquement / Présentiel ; Le protocole utilisé : Ne pas changer / AICC (HACP) / SCORM (API)   ; Modes CMI autorisés : Réviser : Ne pas changer / Autorisé / Non autorisé  / Suspendre  ; Parcourir : Ne pas changer / Autorisé / Non autorisé  / Suspendre  ; Parcourir : Définissez la largeur de la fenêtre d'affichage du cours (en pixels) ; Définissez la hauteur de la fenêtre d'affichage du cours (en pixels) ; Choisissez d'ouvrir ou non le cours en plein écran :  Ne pas changer / Oui / Non ; Terminez l'action en cliquant sur le bouton Valider . Pour plus d'informations sur les réglages et les options du cours, voir la page //Créer un cours . Ajouter des audiences aux cours Sélectionnez l'action  Ajouter des audiences aux cours ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES AUDIENCES . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez les audiences à jouter aux cours ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les audiences sélectionnées ;  Cliquer sur Valider lorsque vous êtes satisfait de la sélection des audiences. Ajouter une propriété d'accès aux cours Sélectionnez l'action  Ajouter une propriété d'accès aux cours ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER UN ACCÈS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez des listes ; Cliquez sur Valider . Dans la nouvelle pop-up, vous pouvez choisir de : Restreindre ou non la visibilité du cours à ces listes d'utilisateurs ; Inscrire ou non les utilisateurs de la liste à ce cours. Si vous cochez cette case, vous pouvez modifier : (a) l' option d'affectation : Libre / Recommandé / Obligatoire ; (b) les dates de début , d'objectif et de fin : soit par date fixée , soit par délai à partir du moment où les utilisateurs sont entrés dans la liste ; (c) lorsque des dates ont été renseignées, cochez cette case si vous souhaitez que les modifications soient effectives immédiatement . Cliquez sur Valider . Pour plus d'informations sur les propriétés d'accès, voir la page //Droits d'accès . Modifier les informations de l'affectation Sélectionnez l'action  Modifiez les informations de l'affectation ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES UTILISATEURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez des utilisateurs ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le récapitulatif des utilisateurs que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des utilisateurs en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Cliquez sur Valider . De retour sur la page principale, vous pouvez modifier : Les dates de début , d'objectif et de fin d'affectation du cours ; Les renseignements inhérents à la facturation du cours : Mode de paiement ( By Course / By Hour / Not Billed / Prepaid Account ) , Code paiement et Coût par unité ; L' option d'affectation : Libre / Recommandé / Obligatoire . Cliquez sur Valider lorsque vous êtes satisfait de vos modifications. Affecter des apprenants Sélectionnez l'action  Affecter des apprenants ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES UTILISATEURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez des utilisateurs ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le récapitulatif des utilisateurs que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des utilisateurs en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Cliquez sur Valider . De retour sur la page principale, vous pouvez modifier : Les dates de début , d'objectif et de fin d'affectation du cours ; Les renseignements inhérents à la facturation du cours : Mode de paiement ( By Course / By Hour / Not Billed / Prepaid Account ) , Code paiement et Coût par unité ; L' option d'affectation : Libre / Recommandé / Obligatoire . Cliquez sur Valider lorsque vous êtes satisfait de vos modifications. Résultat de l'action Cet écran détaille les succès et les échecs de l'action demandée. Le bouton Réinitialiser ramène à l’écran de sélection des utilisateurs de l’assistant, afin de paramétrer une nouvelle action de modification sur le même groupe ou un groupe différent, via l’assistant. Le bouton Réinitialiser n’annule pas la dernière action. L'Assistant Parcours L'assistant Parcours vous permet d'effectuer, après avoir sélectionné des parcours, un certains nombre de tâches d'administration. Vous trouverez la liste de toutes les actions possibles plus loin dans la fiche. Sélection des parcours Dans le menu Assistants > Assistant parcours , cliquez sur SÉLECTIONNER DES PARCOURS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez les  parcours à modifier ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Suivant . Le filtre de parcours Vous pouvez filtrer  votre recherche grâce : au  nom  du parcours, sa description , son  audience . Si vous cherchez parmi les parcours désactivés , cochez cette case. Vous pouvez également filtrer votre recherche à l'aide des  champs personnalisés des parcours. Choisissez si les  critères   doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez : -   Tous les critères : vous obtiendrez tous les parcours dont le nom contient la chaîne de caractères 'parcours' avec l'audience "Audience pour documentation" ; -   Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de tous les parcours dont le nom contient la chaîne de caractères 'parcours', ainsi que tous les parcours sur lesquels est positionnée l'audience "Audience pour documentation". Cliquez sur  Valider . Dans la nouvelle pop-up : Sélectionnez les  parcours qui vous intéressent parmi les cours trouvés par filtrage ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Valider . Validation des parcours Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le r écapitulatif des parcours  que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des parcours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Cliquez sur  Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les parcours sélectionnés ;  Cliquer sur Suivant lorsque vous êtes satisfait de la sélection des parcours. Sélection et paramétrage de l'action Modifier les informations générales des parcours Sélectionnez l'action  Modifiez les informatiques générales des parcours  ; Cliquez sur Valider . Paramétrage de l'action Vous avez la possibilité de modifier une ou plusieurs des valeurs ci-dessous : Le statut du parcours : désactivé ou non ( Ne pas changer / Oui / Non ) ; Le texte libre 1 et le texte libre 2 du parcours ; Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur Valider . Pour plus d'informations sur les informations générales du cours, voir la page  //Créer un parcours . Modifier les champs personnalisés standards des parcours Sélectionnez l'action  Modifiez les champs personnalisés standards des parcours  ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Vous avez la possibilité de modifier un ou plusieurs champs personnalisés des parcours sélectionnés ; Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur Valider . Ajouter des audiences aux cours Sélectionnez l'action  Ajouter des audiences aux parcours  ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER DES AUDIENCES . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez les audiences à jouter aux parcours ; Cliquez sur le chariot ; Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier les audiences sélectionnées ;  Cliquer sur Valider lorsque vous êtes satisfait de la sélection des audiences. Ajouter une propriété d'accès aux parcours Sélectionnez l'action  Ajouter une propriété d'accès aux parcours  ; Cliquez sur  Valider . Paramétrage de l'action Cliquez sur SÉLECTIONNER UN ACCÈS . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez une liste ; Cliquez sur Valider . Dans la nouvelle pop-up, vous pouvez choisir de : Restreindre ou non la visibilité du parcours à cette liste d'utilisateurs ; Inscrire ou non les utilisateurs de la liste à ce parcours. Si vous cochez cette case, vous pouvez modifier : (a) l' option d'affectation : Libre / Recommandé / Obligatoire ; (b) cochez cette case si vous souhaitez que l' option d'affectation des parcours soient appliquées sur les cours qui les composent ; (c) les  dates de début , d'objectif et de fin : soit par date fixée , soit par délai à partir du moment où les utilisateurs sont entrés dans la liste ; (d) lorsque des dates ont été renseignées, cochez cette case si vous souhaitez que ces dates soient répercutées sur les cours qui composent les parcours ; (e) cochez cette case si vous souhaitez que les modifications de dates soient  effectives immédiatement . Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier la liste sélectionnée ;  Cliquer sur Valider lorsque vous êtes satisfait de la sélection de la liste d'accès. Pour plus d'informations sur les propriétés d'accès, voir la page //Droits d'accès . Résultat de l'action Cet écran détaille les succès et les échecs de l'action demandée. Le bouton Réinitialiser ramène à l’écran de sélection des utilisateurs de l’assistant, afin de paramétrer une nouvelle action de modification sur le même groupe ou un groupe différent, via l’assistant. Le bouton Réinitialiser n’annule pas la dernière action. L'Assistant Épreuves L'assistant  Épreuves vous permet d'effectuer, après avoir sélectionné une épreuve, un certains nombre de tâches d'administration. Vous trouverez la liste de toutes les actions possibles plus loin dans la fiche. Sélection des épreuves Dans le menu  Assistants > Assistant épreuves , cliquez sur  SÉLECTIONNER LES ÉPREUVES . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez les  épreuves à modifier ; Attention ! Selon l'action que vous sélectionnerez ensuite, vous ne pouvez pas toujours sélectionner plusieurs épreuves : Édition des scores Suppression des résultats Impression Publication LMS Export Mobiteach Une épreuve Une épreuve Plusieurs épreuves Plusieurs épreuves Une épreuve Cliquez sur le  chariot   ; Cliquez sur  Suivant . Dans la nouvelle pop-up : Retrouvez le  r écapitulatif des épreuves que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des épreuves en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x] . Cliquez sur  Valider   lorsque vous êtes satisfait de la sélection des épreuves. De retour sur l'écran principal, vous pouvez :   Modifier   les épreuves sélectionnées ;  Cliquer sur  Suivant  lorsque vous êtes satisfait de la sélection des épreuves. Sélection et paramétrage de l'action Édition des scores Sélectionnez l'action  Édition des scores ; Cliquez sur  Suivant . Paramétrage de l'action Sélectionnez un utilisateur ; Sélectionnez une session ; Cliquez sur Suivant . Sur le nouvel écran, vous trouverez : les informations générales du passage de l'épreuve par l'utilisateur (titre, date, score en points et en pourcentage, durée) ; le s core obtenu à chaque bloc ; les informations de chaque question (type, durée, score) ; les réponses justes et fausses telles que paramétrées sur la plateforme et les réponses données par l'utilisateur pour chaque question ; le champ dans lequel vous pouvez entrer un nouveau score , avec le score maximal autorisé. Vous ne pouvez pas modifier les réponses cochées par l'apprenant dans le tableau récapitulatif des réponses. Lorsque vous avez modifié les scores, cliquez sur Valider tout en bas de la page. Suppression des résultats Sélectionnez l'action  Suppression des résultats ; Cliquez sur  Suivant . Paramétrage de l'action Sélectionnez un utilisateur ; Sélectionnez une session ; Cliquez sur Suivant . Sur l'écran suivant : Vérifiez que vous avez sélectionné  le bon utilisateur et la bonne session ; Cliquez sur Valider lorsque vous êtes satisfait de votre sélection. Impression Sélectionnez l'action  Impression ; Cliquez sur  Suivant . Paramétrage de l'action  Pour votre impression, vous pouvez choisir de faire apparaître : Les questions et réponses uniquement ; Si vous choisissez cette option, vous pouvez décider de masquer ou non : (a) le titre des questions ; (b) les médias illustrant les questions. Le minimum de détails ; Le maximum de détails ; Cliquez sur Suivant lorsque vous avez sélectionné le type d'impression qui vous intéresse. Bon à savoir : L'option  "Questions et réponses uniquement" sans masquer ni le titre des questions ni les médias et l'option "Détails minimums" donnent le même résultat. Après avoir cliqué sur Suivant , un nouvel onglet s'ouvre avec le document demandé. Publication LMS Sélectionnez l'action  Publication LMS   ; Cliquez sur  Suivant . Paramétrage de l'action Sur l'écran suivant, vous pouvez : Visualiser le nom des épreuves sélectionnées ; Choisir un format d'export ( SCORM 1.2 (HICP) / SCORM 2004 (HICP) / TinCan ) ; Nommer le cours qui contiendra ces épreuves (obligatoire) ; Visualiser l' url correspondant au cours ; Utiliser l' identifiant externe qui est généré automatiquement ou en choisir un autre ; Utiliser l' auteur déjà renseigné ou le modifier ; Ajouter une description ; Choisir le serveur d'épreuves sur lequel vous importerez ce cours ( Quiz Manager / Plateforme LMS ); Cliquer sur Suivant lorsque tous les renseignements sont corrects. Export Mobiteach Sélectionnez l'action  Export Mobiteach   ; Cliquez sur  Suivant . Paramétrage de l'action Aucun paramétrage n'est demandé pour l'export Mobiteach : cliquez sur Suivant . Cliquez sur Télécharger pour obtenir le fichier à importer sur Mobiteach. L'Assistant Statistiques L'Assistant Statistiques vous permet de modifier le statut, le score, la date et le temps passé sur une leçon pour un utilisateur donné. Sélection de l'utilisateur Dans le menu Assistants > Assistant statistiques , cliquer sur Sélectionner un utilisateur . Dans la pop-up qui s'ouvre : Sélectionnez un utilisateur ; Cliquez sur Valider . De retour sur l'écran principal, vous pouvez : Modifier l'utilisateur sélectionné ; Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de l'utilisateur sélectionné. Sélection du cours Sélectionnez un cours dans le menu déroulant ; Cliquez sur Suivant . Sélection de la leçon Sélectionnez une leçon  dans le menu déroulant ; Cliquez sur Suivant . Modification des statistiques À cette étape, vous pouvez : Sélectionner un statut de leçon ( Non commencé / Parcouru / Échoué / En cours / Réussi / Terminé ) ; Réinitialiser le nombre d'essais de la leçon ; Cette option n'est disponible que pour un statut Non commencé. Mettre un score de leçon (pour les leçons comportant une épreuve) ; Ajouter ou modifier la date de statut de la leçon ; Entrer ou modifier le temps passé sur la leçon ; Cliquer sur Valider lorsque vous avez effectué toutes les modifications souhaitées. L'Assistant « Export csv » L' Assistant Export csv vous permet d'obtenir une extraction de données en choisissant certains critères sur les caractéristiques suivantes : Utilisateurs : Vous pouvez filtrer votre export sur un niveau hiérarchique et/ou sur une audience : a. Cliquez sur le crayon pour ajouter une organisation / une audience (ou modifier celle sélectionnée) ; b. Cliquez sur la gomme pour supprimer le filtre sur organisation / audience . Vous pouvez décider de faire afficher ou non les informations suivantes : a. Les noms , prénoms , identifiants de connexion , identifiants externes , adresses email , langues des utilisateurs ; b. Les dates d'activation et d'expiration du compte des utilisateurs ; c. Le statut du compte des utilisateurs ( désactivé ou non) ; d. Les organisations et leur identifiant externe auxquelles sont rattachés les utilisateurs ; e. Les audiences des utilisateurs ; f. Les champs personnalisés des utilisateurs ; g. La ville et le pays des utilisateurs ; h. Les identifiants et identifiants externes des managers et managers secondaires des utilisateurs ; i. La date de leur dernière connexion . Catégories : Vous pouvez filtrer l'export sur une catégorie de cours et parcours ; Parcours : Vous pouvez filtrer votre export sur un dossier de parcours ou même un parcours en particulier ; Cochez la case « Inclure les sous-dossiers » si vous souhaitez un export sur les parcours d'un dossier et de tous ses sous-dossiers. Vous pouvez décider de faire afficher ou non les informations suivantes : a. La catégorie , le nom , le dossier et l' identifiant unique des parcours ; b. Le caractère désactivé ou non des parcours ; c. Le statut des utilisateurs sur les parcours ; d. La date à laquelle ils ont obtenu ce statut ; e. La date à laquelle les utilisateurs ont été inscrits sur les parcours ; f. Les dates de début, d'objectif et de fin d'affectation des parcours aux utilisateurs ; g. Les champs personnalisés des parcours. Cours : Vous pouvez filtrer votre export sur un dossier de cours ou même un cours en particulier ; a. Cochez la case « Inclure les formations externes » si vous souhaitez faire apparaître les cours qui sont estampillés    « externes » dans les informations générales du cours. b. Cochez la case « Inclure les sous-dossiers » si vous souhaitez un export sur les cours d'un dossier et de tous ses sous-dossiers. Vous pouvez décider de faire afficher ou non les informations suivantes : a. La catégorie , le nom , le dossier et l' identifiant unique des cours ; b. Le caractère désactivé ou non des cours ; c. Le statut des utilisateurs sur les cours ; d. La date à laquelle ils ont obtenu ce statut ; e. La date à laquelle les utilisateurs ont été inscrits sur les cours ; f. Les dates de début, d'objectif, de fin d'affectation ainsi que l' option d'affectation des cours aux utilisateurs ; g. Les champs personnalisés des cours. Leçons : Vous pouvez décider de faire afficher ou non les informations suivantes : a. Le nom et l' identifiant unique des leçons ; b. Le statut , la date de statut , le score et le temps passé des utilisateurs sur les leçons ;  c. Les champs personnalisés de leçons. Divers : Vous pouvez sélectionner un séparateur ( point-virgule / virgule ) ; Vous pouvez filtrer vos résultats sur les dates de début et de fin d'affectation de cours ou de parcours, ainsi que sur le statut des utilisateurs sur le plus haut niveau de formation pour lequel vous avez demandé des informations (Niveau Parcours / Cours / Leçon - Statut Non commencé / En cours / Terminé ) L'Assistant Fusion utilisateur L'Assistant Fusion vous permet de fusionner deux utilisateurs en conservant les meilleures statistiques de chacun. Distinction des utilisateurs à fusionner Dans un premier temps, nous vous recommandons de vous rendre sur la fiche utilisateurs des deux comptes à fusionner et de repérer un caractère distinctif afin de bien définir quel compte sera à conserver, et quel compte devra être supprimé. Ce caractère distinctif peut être son patronyme, son adresse email, son identifiant externe unique, un champ personnalisé. Dans cette fiche, nous nommerons : - User A l'utilisateur à garder ; - User Z l'utilisateur à supprimer. Principe de l'Assistant Fusion En théorie, si la fusion est faite correctement, les données liées aux cours et parcours de l’utilisateur à supprimer ( User Z )   apparaitront dans les statistiques de l’utilisateur à conserver ( User A ) . Si un même cours a été réalisé par les deux utilisateurs, ce sont les meilleurs résultats qui seront conservés. Nous vous recommandons tout de même de faire une sauvegarde des données de chaque utilisateur.  Pour ce faire, vous pouvez éditer un rapport détaillé 0303 ou 0304 pour chacun d'eux. Dans le paramétrage du rapport, sélectionnez l'utilisateur dans l'onglet « Critères » afin de générer des rapports moins lourds et plus facilement exploitables. Fusion des comptes Sélection de l'utilisateur à supprimer Dans le menu  Assistants > Assistant fusion : Cliquez sur SÉLECTIONNER L'UTILISATEUR À FUSIONNER (IL SERA SUPPRIMÉ) ; Dans la pop-up qui s'ouvre, sélectionnez l' utilisateur (ici, User Z ) ; Cliquez sur Valider ; De retour sur l'écran principal, vous obtenez un récapitulatif des i nformations sur l'utilisateur à supprimer. À ce stade, vous pouvez modifier l'utilisateur sélectionné en cas d'erreur. Sélection de l'utilisateur à conserver Cliquez sur SÉLECTIONNER L'UTILISATEUR DE RÉFÉRENCE ; Dans la pop-up qui s'ouvre, sélectionnez l' utilisateur (ici, User A ) ; Cliquez sur Valider ; De retour sur l'écran principal, vous obtenez un récapitulatif des i nformations sur l'utilisateur à conserver. À ce stade, vous pouvez modifier chacun des utilisateurs sélectionnés en cas d'erreur. Fusion Lorsque vous êtes satisfait des utilisateurs sélectionnés :  Cliquez sur Suivant ; Dans la pop-up qui s'ouvre, cliquez sur Oui . Résultat de l'action Cet écran vous indique si la fusion a été correctement effectuée ou non . Le bouton  Réinitialiser  ramène à l’écran de sélection des utilisateurs de l’assistant, afin de procéder à une nouvelle fusion, via l’assistant. Le bouton  Réinitialiser  n’annule pas la dernière action. Les différents imports Ce chapitre détaille comment faire des imports, entre autres : - d'organisations ; - d'utilisateurs ; - de statistiques ; - de fichiers SCORMS... L'Assistant Import Utilisateurs L'Assistant Import Utilisateurs vous permet de faire des imports en masse : d'organisations ; d'utilisateurs. Import d'organisations Rendez-vous dans Assistants > Import > Utilisateurs > Organisation . Le fichier d'import Le fichier d'import doit respecter certaines règles. Afin d'avoir un fichier valide, il est recommandé dans un premier temps de télécharger un fichier d'exemple . Ce fichier d'exemple devra remplir les conditions suivantes : être enregistré au format csv (séparateur point-virgule) ; comporter 14 colonnes exactement ; pour chaque ligne, les informations dans les 2 premières colonnes sont obligatoires ( org_label et org_extid ) Liste des informations du fichier : Nom de l'organisation ; Identifiant externe de l'organisation ; Identifiant externe de l' organisation parente ; Organisation désactivée ou non (1 = désactivée ; 0 ou vide = active) ; Description de l'organisation ; Langue de l'organisation ; Adresse de l'organisation ( ligne 1 , ligne 2 , code postal , ville , pays ) ; Code de l'organisation ; Budget de l'organisation ; Identifiant externe du superviseur  de l'organisation. Ce sont ces mêmes informations que vous retrouvez en back-office sur une fiche d'organisation : Vérification du fichier Une fois votre fichier d'import déposé sur la plateforme, vous obtenez un récapitulatif de la façon dont va être interprétée la première ligne de votre fichier. Cliquez sur le bouton Suivant . Options d'import et réglages C'est à cette étape que vous définissez si l'import doit ou non : Mettre à jour le nom des organisations : la correspondance se fait sur l' identifiant externe de l'organisation ; Mettre à jour la hiérarchie des organisations ; Mettre à jour les informations additionnelles uniquement dans le cas où celles-ci sont présentes dans le fichier d'import. En particulier, si une information existe déjà sur une organisation et que la cellule est vide dans le fichier d'import, l'information initiale ne sera pas écrasée. Cliquez sur Suivant lorsque vous avez fait vos choix. Explication des champs du fichier d'import apprenants Le fichier exemple d'import apprenants comporte 37 de colonnes. Seules 5 sont obligatoires Les colonnes obligatoires user_lname = Nom user_fname = Prénom user_login = Login user_password = Mot de passe (à moins de choisir que la plateforme génère le mot de passe lors de l’import) org_extid = Identifiant de l'organisation à laquelle sera rattachée l'apprenant   Les colonnes expliquées user_lname* nom de famille user_fname* prénom user_tname M.,Mme,Mlle,Dr.,Pr. user_login* Identifiant unique de l’apprenant user_password* Mot de passe de l’apprenant.  org_extid* identifiant de l’organisation dans laquelle  l’apprenant doit être affecté. user_email  mail de l’apprenant user_extid second identifiant unique, facultatif user_disable 1 si l’apprenant doit être inactif, 0 ou vide pour les apprenants actifs user_culture Langue de l’apprenant (en-EN, fr-FR, es-ES) birth_date date de naissance de l’apprenant au format YYYY/MM/DD user_activation_date date d’activation du compte au format YYYY/MM/DD user_expiration_date date d’expiration du compte au format YYYY/MM/DD user_manager_extid User extid du manager de l’apprenant user_alternate_manager_extid User extid du manager alternatif (mêmes droits que le manager direct) user_address1 Adresse de l’apprenant user_address2 Complément d’adresse user_zip Code postal user_city Ville user_country Pays user_phone Téléphone fixe user_cellphone Téléphone portable user_hourly_cost Coût horaire user_udtf1 champ texte libre 1 user_udtf2 champ texte libre 2 user_udtf3 champ texte libre 3 user_udtf4 champ texte libre 4 user_udtf5 champ texte libre 5 user_udtf6 champ texte libre 6 user_udtf7 champ texte libre 7 user_udtf8 champ texte libre 8 user_udtf9  champ texte libre 9 user_udtf10 champ texte libre 10 user_audiences audience(s) de l’apprenant. Il est possible mettre plusieurs audiences séparées par || user_roles identifiant(s) du/ des role(s) de l’apprenant. Il est possible mettre plusieurs rôles séparées par ||. Pour définir le périmètre du rôle, mettre : puis l’identifiant de l’organisation. Exemple : Role1:Org1||Role2:Org2) job_position_id ID de l'emploi de l'apprenant List_name Noms de la liste ou des listes statiques auxquels l'apprenant doit être inscrit. S'il y'a plusieurs listes, elles seront séparées par ||. Exemple groupeA||groupeB Import d'utilisateurs Accéder à l'import L'import des apprenants se fait dans Assistants/ Imports/ Import Utilisateur/ Utilisateur Import du fichier A près avoir télécharger et modifier le fichier Exemple, on le dépose dans la zone prévue à cette effet. Lors de l'import, un écran affiche la première ligne et permet de contrôler que les informations sont dans les bonnes colonnes L'écran suivant permet de préciser les actions lors de l'import Lors de cette étape, on définit les règles qui vont s’appliquer lors de l’import du fichier apprenant. Par défaut, l’import se base sur l’ identifiant de l’apprenant (qui est unique) pour effectuer les mises à jour. Il est possible de se baser sur l’ identifiant externe de l’apprenant (également unique), notamment si on souhaite modifier les identifiants. Vous pouvez ensuite cocher :  Mettre à jour les utilisateurs existants . Si non coché, alors l’import ne fera que créer de nouveaux utilisateurs. Ne pas mettre à jour le mot de passe . Si décoché, vous pourrez indiquer un nouveau mot de passe. Générer un mot de passe si il n'est pas fourni . Cela vous permet d’importer un fichier sans mot de passe. Il sera généré automatiquement. Forcer le changement de mot de passe à la première connexion pour les nouveaux utilisateurs. Remplacer les audiences existantes par celles importées Remplacer les rôles existants par ceux importés Mettre à jour les informations des utilisateurs seulement si renseignées (email, champs personnalisés, ...). Cela concerne les 10 champs personnalisés des utilisateurs. Limiter les modifications des apprenants importés . Dans ce cas, pour modifier les informations, il sera nécessaire d'avoir la permission de modification des utilisateurs gérés en externe (voir la fiche apprenant). Cela est utilisé notamment lorsque l'import des apprenants est automatisé, afin de ne pas permettre de modifier les apprenants qui seront mis à jour lors du prochain import automatique. Envoyer un mail aux nouveaux utilisateurs . Un mail standard sera envoyé avec les informations de login et de mot de passe. Analyse du résultat de l'import Si l’import est réussi , le nombre d’enregistrement sera à 0 et le nombre d’utilisateurs ajoutés et mis à jour seront indiqués. Les erreurs seront à 0. Si l’import n’est pas complétement réussi , le nombre d’erreurs et d’avertissements seront indiqués. Les erreurs empêche l’import de l’apprenant (exemple Organisation de l’apprenant non trouvé), l’avertissement n’est pas bloquant (exemple : manager non trouvée). Le fichier journal vous indique les erreurs et les avertissements. Le fichier des rejets indique les imports rejetés.  L'assistant Import Affectation L'Assistant Import Affectation vous permet de faire des imports en masse : d'affectation de cours d'affectation de parcours Import d'affectation de cours Rendez-vous dans Assistants > Import >Affectation Le fichier d'import Le fichier d'import doit respecter certaines règles. Afin d'avoir un fichier valide, il est recommandé dans un premier temps de  télécharger un fichier d'exemple . Ce fichier d'exemple devra remplir les conditions suivantes : être enregistré au format  csv (séparateur point-virgule)  ; comporter  11 colonnes  exactement ; pour chaque ligne, les informations dans les 2 premières colonnes sont  obligatoires  ( user_loginid et crsvname ) Liste des informations du fichier : Identifiant unique de l'apprenant ; Identifiant unique du cours Date de début Date de fin  Date d'objectif  Identifiant de session externe Option d'attribution Mode de facturation  Code de facturation Statut d'inscription à la session   L'import du fichier Après avoir télécharger et modifier le fichier Exemple, on le dépose dans la zone prévue à cette effet. Vous obtenez un récapitulatif de la façon dont va être interprétée la première ligne de votre fichier. Cliquez sur le bouton  Suivant .  L'écran suivant permet de préciser les actions lors de l'import Vous pouvez cocher : Tenir compte des audiences. Si décoché, elle ne prendre pas en compte les audiences. Mettre à jour les affectations existantes. Si coché, vous pourrez modifier les dates et/ou modifier le statut du cours. Analyse du résultat de l'import  Si l’import est réussi , le nombre d’enregistrement et le nombre d’affectation ajoutés et mises à jour seront indiqués. Les erreurs seront à 0. Si l’import n’est pas complétement réussi , le nombre d’erreurs et d’avertissements seront indiqués. Les erreurs empêche l’import, l’avertissement n’est pas bloquant. Import d'affectation de parcours Rendez-vous dans Assistants > Import >Affectation Le fichier d'import Le fichier d'import doit respecter certaines règles. Afin d'avoir un fichier valide, il est recommandé dans un premier temps de  télécharger un fichier d'exemple . Ce fichier d'exemple devra remplir les conditions suivantes : être enregistré au format  csv (séparateur point-virgule)  ; comporter 6 colonnes  exactement ; pour chaque ligne, les informations dans les 2 premières colonnes sont  obligatoires  ( user_loginid et curriculum_extid ) Liste des informations du fichier : Identifiant unique de l'apprenant ; Identifiant unique du parcours Date de début Date de fin  Date d'objectif  Option d'attribution L'import du fichier Après avoir télécharger et modifier le fichier Exemple, on le dépose dans la zone prévue à cette effet. Vous obtenez un récapitulatif de la façon dont va être interprétée la première ligne de votre fichier. Cliquez sur le bouton  Suivant . L'écran suivant permet de préciser les actions lors de l'import Vous pouvez cocher : Tenir compte des audiences. Si décoché, elle ne prendre pas en compte les audiences. Mettre à jour les affectations existantes. Si coché, vous pourrez modifier les dates et/ou modifier le statut du cours. Analyse du résultat de l'import  Si l’import est réussi , le nombre d’enregistrement et le nombre d’affectation ajoutés et mises à jour seront indiqués. Les erreurs seront à 0. Si l’import n’est pas complétement réussi , le nombre d’erreurs et d’avertissements seront indiqués. Les erreurs empêche l’import, l’avertissement n’est pas bloquant. L'Assistant Import Affectation vous permet de faire des affectation en masse : de cours de parcours L'assistant Import Statistiques L'import statistique permet de modifier/ créer les statistiques pour les leçons et les cours des apprenants. Où importer les statistiques de cours ou de leçons L'import de statistiques se fait dans Assistants/ Import/ Statistiques   Il est possible de mettre à jour : Les statistiques des cours : statut du cours, date de statut du cour. Dans ce cas, un cours pourra avoir un statut terminé même si les leçons du cours ne sont pas toutes terminées. Les statistiques de leçons des cours (recommandé) : statut de la leçon, score de la leçon, date de statut, temps passée Il est possible de télécharge les fichiers Exemple L'import statistique de leçons Le fichier d'import statistiques de leçons est composé de 9 colonnes user_loginid* = Login apprenant crsvname*  = Identifiant unique du cours lsnvname*  = Identifiant unique de la leçon lnk_type*  = Type de leçon A (Assignement/ Mission), L (lesson/ leçon), W (Webinaire), T (Lti activity/ Leçon présentielle), E (educational resource/ Ressource pédagogique) lesson_status* = statut de la leçon C pour Completed/ Terminé P pour Passed/ Réussi F pour Failed / Echoué I pour Incomplete/ En cours N pour Not Started/ Non commencé lesson_status_date = Date du statut au format AAAA/MM/JJ lesson_score = Score sur 100 lesson_time = Temps passé en secondes ilt_status = Pour les leçons présentielles, P si l'apprenant était présent. Lors de l'import, il est nécessaire d'indiquer ce qu'il se passe si l'apprenant a déjà des statistiques  Soit l'import enregistre la statistiques (option Créer une nouvelle session si un statut existe déjà) Soit l'import rejette la ligne (Rejeter la ligne si un statut existe déjà) Enfin, les apprenants qui ne seraient pas inscrits au cours peuvent être inscrits lors de l'import si "Affecter le cours à l'utilisateur si nécessaire" est coché.   A l'issu de l'import, le résultat vous est indiqué.  En cas d'erreurs, vous pouvez consulter le fichier journal qui vous indique les erreurs et le fichier des rejets qui vous indique les statistiques qui n'ont pu être mises à jour. L'import statistique de cours Le fichier d'import statistiques de cours contient 5 colonnes user_loginid* = Login apprenant crsvname*  = Identifiant unique du cours course_status*  = Statut du cours N pour Not started/ Non commencé I pour Incomplete/ En cours C pour Completed/ Terminé course_status_date = Date de statut au format AAAA/MM/JJ course_enrollement_date = Date d'inscription au format AAAA/MM/JJ Lors de l'import, il est nécessaire d'indiquer ce qu'il se passe si l'apprenant a déjà des statistiques  Soit l'import enregistre la statistiques (option Créer une nouvelle session si un statut existe déjà) Soit l'import rejette la ligne (Rejeter la ligne si un statut existe déjà) Enfin, les apprenants qui ne seraient pas inscrits au cours peuvent être inscrits lors de l'import si "Affecter le cours à l'utilisateur si nécessaire" est coché. A l'issu de l'import, le résultat vous est indiqué.  En cas d'erreurs, vous pouvez consulter le fichier journal qui vous indique les erreurs et le fichier des rejets qui vous indique les statistiques qui n'ont pu être mises à jour. L'assistant Import Listes Statistiques L'import des utilisateur dans une liste statique se fait dans Assistants/ Import/ Listes statiques Il est possible de télécharger un fichier Exemple Le fichier d'import de liste statique comporte deux colonnes uniquement : La colonne USER* avec l'identifiant externe ou le login La colonne LISTE_NAME* avec le nom de la liste - Si la liste n'existe pas, elle sera créée dans le dossier Default - Par défaut la première ligne est considérée comme un en tête et n'est pas prise en compte - Par défaut, l'import se base sur l'identifiant externe. Il est possible de choisir de se baser sur le login. L'assistant Import Formation en présentiel Où importer les formations en présentiel L'import de formation en présentiel se fait dans Assistants/ Import/Formation en présentiel       L'import formation présentielle Le fichier d'import Le fichier d'import doit respecter certaines règles. Afin d'avoir un fichier valide, il est recommandé dans un premier temps de télécharger un fichier d'exemple.   Ce fichier d'exemple devra remplir les conditions suivantes : être enregistré au format  csv (séparateur point-virgule)  ; comporter  13 colonnes  exactement ; pour chaque ligne, les informations dans les colonnes comportant un * sont obligatoires. Liste des informations du fichier : Identifiant  unique du cours * Session   Informations sur les sessions des leçons, exemple du format à suivre : Identifiant Unique de la Leçon1|DateetheureDebutSessionLeçon1|DateetheureFinSessionLeçon1$IdUniqueLeçon2|DateetheureDebutSessionLeçon2|DateetheureFinSessionLeçon2 Date et heure de début * au format AAAA/MM/JJ  Identifiant de la session * (il sera créé lors de l'import) Statut de la session (N = en préparation, 0 = ouverte, C = fermée, D = fermée, X = Annulée) Nombre maximum de participants * Confirmation de la réservation immédiate (Y/N) Liste d'attente mettre en liste d'attente si le nombre max est atteint (Y: pour Yes, N:Pour No) Identifiant du formateur * Identifiant formateurs additionnels séparés par des virgules Identifiant externe de la salle ou MBT Identifiant du gestionnaire Liste des organisations séparés par un | L'import du fichier Après avoir télécharger et modifier le fichier Exemple, on le dépose dans la zone prévue à cette effet. Vous obtenez un récapitulatif de la façon dont va être interprétée la première ligne de votre fichier. Cliquez sur le bouton  Suivant . Analyse du résultat de l'import  Si l’import est réussi , le nombre d’enregistrement et le nombre de formations ajoutés et mises à jour seront indiqués. Les erreurs seront à 0. Si l’import n’est pas complétement réussi , le nombre d’erreurs et d’avertissements seront indiqués. Les erreurs empêche l’import, l’avertissement n’est pas bloquant. Les sessions importées se retrouvent dans Gestion>Session . L'assistant Import Formations externes passeport En cours   Où importer les formations externes L'import de formation en présentiel se fait dans Assistants/ Import/Formation en présentiel L'import formations externes passeport Le fichier d'import Le fichier d'import doit respecter certaines règles. Afin d'avoir un fichier valide, il est recommandé dans un premier temps de télécharger un fichier d'exemple.   Ce fichier d'exemple devra remplir les conditions suivantes : être enregistré au format  csv (séparateur point-virgule)  ; comporter  12 colonnes  exactement ; pour chaque ligne, les informations dans les colonnes comportant un * sont obligatoires.   Liste des informations du fichier : Nom du cours * Identifiant unique du cours Type de passeport  Date de début * Date de fin * Fournisseur Durée Modalité Identifiant de l'apprenant* Nom de l'apprenant  Prénom de l'apprenant  Action     L'import du fichier Après avoir télécharger et modifier le fichier Exemple, on le dépose dans la zone prévue à cette effet. Vous obtenez un récapitulatif de la façon dont va être interprétée la première ligne de votre fichier.  Cliquez sur le bouton  Suivant .   Analyse du résultat de l'import  Si l’import est réussi , le nombre d’enregistrement et le nombre de formations ajoutés et mises à jour seront indiqués. Les erreurs seront à 0. Si l’import n’est pas complétement réussi , le nombre d’erreurs et d’avertissements seront indiqués. Les erreurs empêche l’import, l’avertissement n’est pas bloquant.