Comment créer une liste dynamique et comment la paramétrer.
Les listes dynamiques sont basés sur des filtres et se recalculent automatiquement toutes les nuits. Il est possible de relancer manuellement le recalcul d’une liste.
Dans le back office dans gestion, menu utilisateurs, se trouve le sous menu menu listes.
Les listes sont dans des dossiers.
Après avoir choisi un dossier, il faut cliquer sur le bouton « + » à droite pour ajouter une liste.
Il est proposé de créer soit une dynamique, soit une liste statique.
Il faut cliquer sur « liste dynamique » puis donner un nom à cette liste.
Pour paramétrer cette liste, il fait aller dans propriétés. Par défaut, la liste a un filtre qui est d'appartenir au niveau hiérarchique le plus haut.
Les filtres
Pour créer des filtres, il faut cliquer sur Ajout filtre.
Les filtres qu'on va choisir, ils sont de plusieurs sortes.
Filtre par rapport à une organisation. Par exemple, tous les apprenants de telle organisation. Tous les apprenants qui n'appartiennent pas à cette organisation.
On peut inclure ou exclure.
Filtre par rapport à la langue.
Tous les apprenants qui utilisent telle langue ou tous les apprenants qui n'utilisent pas telle langue.
Filtre par rapport au statut actif ou inactif.
C'est-à-dire tous les apprenants qui ont un statut actif ou inactif.
Donc ça, cela va être très utile dans les listes dynamiques. On va mettre le critère Compte actif puisqu'on veut qu'il n'y ait que les actifs.
Filtre sur la date de naissance.
Par exemple, les apprenants dont la date de naissance est supérieure à ou inférieure, et cetera. Cela permet de faire des listes par tranche d'âge.
Filtres également Date d'activation du compte ou date d'expiration du compte ou date de création du compte.
C'est un film qui va être utilisé pour les nouveaux arrivants par exemple.
On va définir, Date de création est inférieur à 90 jours. Tous les apprenants créé dans les 3 derniers mois seront dans la liste.
Filtre par rapports aux valeurs renseignées dans les champs personnalisés de la fiche Apprenant
Pour chacun des 10 champs, on va pouvoir indiquer de prendre les apprenants dont lka valeur du champ est égal ou différent d’une valeur donné, si elle contient ou ne contient pas une valeur donnée.
Par exemple, si dans le champ 1 est renseigné le type de contrat, CDI, CDD, intérimaire. On pourra créer trois listes, une liste avec champ est égal à CDI, une liste avec le champ 1 est égal à CDD, une liste avec le champ 1 égal à Interminaire.
Filtres par rapport au rôle.
Par exemple, si on a créer le rôle Formateur, on pourra créer une liste pur tous les apprenants qui ont le rôle Formateur.
Filtre par rapport au profil.
On peut également créer une liste par rapport au au profil.
Les profils sont différents des rôles. Il y’a 4 profils : apprenants, managers, superviseurs, et tuteurs. Un utilisateur peut cumuler les profils.
Filtre par rapport à un emploi.
Il est possible de créer des emplois dans le xLMS et de les affecter aux apprenants. La liste se base sur l’emploi de l’apprenant. Exemple, on pourra crée la liste des personnes qui ont l’emploi Conseiller Carrière Retraite.
Filtre par rapport à un cours. Ce filtre contient tous les apprenants inscrits au cours défini.
On va utiliser ce filtre par exemple pour les listes que l’on va associer aux les communautés pour créer une communauté pour un cours.
Seuls les apprenants inscrits au cours accèderont à cette communauté
Filtre par rapport à un cours. Ce filtre contient tous les apprenants inscrits au parcours défini.
Filtre par rapport à une liste statique.
Les apprenants de la liste statiques seront dans la liste dynamiques. On viendra ajouter d’autres filtres pour affiner encore la liste dynamique.
La syntaxe (et / ou)
Comment ajoute-t-on les filtres et comment les combine-t-on ?
Les filtres pourront être inclus dans des bloc.
On définira si les filtres du bloc doivent tous être pris en compte avec un ET ou si chaque filtre est pris en compte avec un OU.
On pourra ainsi définir dans un bloc, appartient à l’organisation A ET a un compte actif.
Dans ce cas il faudra remplir les deux conditions pour appartenir à la liste.
En revanche Le même bloc avec un OU prendre tous les apprenants de l’organisation A ou tous les apprenants actifs.
On va pouvoir créer plusieurs blocs et définir dans chaque bloc si c’est un ET ou un OU.
On va également définir le lien entre les blocs entre ET et OU.
Exemple de listes possibles
Un bloc tous les apprenants de l’organisation A et actifs.
ET
Un bloc avec tous les apprenants avec l’emploi Business Développer, ou l’emploi Commercial, ou l’emploi Directeur Marketing ou l’emploi Responsable d’agence
Calcul de la liste/ Visualisation des membres de la liste
Le bouton « Mettre à jour les membres » en bas de la page, permet de lancer le calcul de la liste.
Pour visualiser le résultat, il faut lorsqu’on est dans le menu Propriétés, cliquer sur l’onglet Membres.