L'assistant Utilisateurs

1. Vous pouvez filtrer votre recherche grâce : au nom de l'utilisateur, son prénom, son identifiant, son adresse email, son identifiant externe, son audience.
2. Si vous cherchez parmi les utilisateurs désactivés, cochez cette case.
3. Vous pouvez également filtrer votre recherche à l'aide des champs personnalisés des utilisateurs.
4. Choisissez si les critères doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez :
   - Tous les critères : vous obtiendrez toutes les personnes dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP' et le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024' ;
   - Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de tous les utilisateurs dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP', ainsi que tous les utilisateurs dont le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024'.
5. Cliquez sur Valider.
6. Sélectionnez les utilisateurs qui vous intéressent parmi les utilisateurs trouvés par filtrage.
   

1. Vous pouvez filtrer votre recherche grâce au nom de la liste, à sa description et à son type (dynamique ou statique).
2. Si vous cherchez une liste désactivée, cochez cette case
3. Choisissez si les critères doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez :
   - Tous les critères : vous obtiendrez toutes les listes dynamiques dont le nom contient le mot Form'Action ;
   - Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de toutes les listes dynamiques et de toutes les listes dont le nom contient Form'Action.
4. Cliquez sur Valider.
5. Sélectionnez la liste qui vous intéresse parmi les listes trouvées par filtrage.

1. Sélectionnez l'action Modifier une valeur ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Vous avez la possibilité de modifier une ou plusieurs des valeurs ci-dessous :

1. Le statut du compte : désactivé ou non (Ne pas changer / Oui / Non) ;
2. La date d'activation du compte ;
3. La date d'expiration du compte ;
4. Les valeurs dans les champs personnalisés 1 à 10 ;
5. L'option de double authentification (Ne pas changer / Par défaut / Jamais / Première connexion de la journée / Toujours)
6. Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur Valider.

1. Sélectionnez l'action Ajouter des audiences aux utilisateurs ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES AUDIENCES.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez la ou les audience(s) à ajouter aux utilisateurs ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Valider.

Le filtre d'audiences

Le filtre d'audiences fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut).

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les audiences sélectionnées ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des audiences.

1. Sélectionnez l'action Ajouter des rôles aux utilisateurs ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES RÔLES.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les rôle(s) à ajouter aux utilisateurs ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

   

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des rôles que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des rôles en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Sélectionnez leur périmètre d'action, c'est-à-dire le niveau hiérarchique sur lequel ces rôles s'appliqueront ; Si plusieurs rôles sont sélectionnés, le périmètre d'action s'appliquera à tous ces rôles, pour toutes les personnes sélectionnées à la première étape. Pour différencier les périmètres d'actions, il vous faudra recommencer le processus depuis le début.
3. Cliquez sur Valider.

Le filtre de rôles

Le filtre de rôles fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut).

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les rôles sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des rôles.

1. Sélectionnez l'action Affecter un manager ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER UN MANAGER.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le manager à ajouter aux utilisateurs sélectionnés à l'étape précédente ; Un seul manager peut être attribué à un utilisateur. Il est cependant possible d'ajouter un manager secondaire (voir section suivante pour le faire via les assistants).
2. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier le manager sélectionné ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection du manager.

1. Sélectionnez l'action Affecter un manager secondaire ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER UN MANAGER SECONDAIRE.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le manager secondaire à ajouter aux utilisateurs sélectionnés à l'étape précédente ; Un seul manager secondaire peut être attribué à un utilisateur. 
2. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier le manager secondaire sélectionné ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection du manager secondaire.

1. Sélectionnez l'action Définir comme tuteur pour les cours sélectionnés ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les cours dont le certificat doit être réinitialisé ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Cliquez sur la liste pour laquelle les utilisateurs sélectionnés seront tuteurs des cours sélectionnés à l'étape précédente ;
   
2. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les cours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours.

1. Sélectionnez l'action Affecter des cours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les cours à ajouter aux utilisateurs ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un cours leur a été affecté ;
3. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ;
   - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;
      Une nouvelle pop-up s'ouvre : 
         (a) Vous pouvez utiliser le bouton Œil pour visualiser les modèles de mails ;
         (b) Sélectionnez le modèle de mail ;
         (c) Cliquez sur Valider.
   - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné.
4. Cochez cette case si vous souhaitez affecter le cours aux apprenants même s'ils n'appartiennent pas aux éventuelles audiences rattachées au cours ;
5. Renseignez éventuellement une date de début, une date d'objectif et une date de fin d'affectation du cours ;
6. Renseignez éventuellement un mode de paiement, un code de paiement (champ libre) et un coût par unité (champ libre) ;
7. Choisissez l'option d'affectation du cours (Libre / Recommandé / Obligatoire) ;
8. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les cours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours.

1. Sélectionnez l'action Modifier les données d'affectation du cours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

La suite se déroule exactement comme pour l'option « Affecter des cours » : rendez-vous à cette section pour plus d'informations.

1. Sélectionnez l'action Réinitialiser des cours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les cours à réinitialiser ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un cours a été réinitialisé ;
3. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ;
   - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;
      Une nouvelle pop-up s'ouvre : 
         (a) Vous pouvez utiliser le bouton Œil pour visualiser les modèles de mails ;
         (b) Sélectionnez le modèle de mail ;
         (c) Cliquez sur Valider.
   - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné.
4. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les cours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours.

1. Sélectionnez l'action Supprimer des cours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les cours à supprimer ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un cours leur a été supprimé ; Ici, il s'agit de la suppression de l'affectation d'un cours à un apprenant et non la suppression d'un cours au catalogue.
3. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ;
   - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;
      Une nouvelle pop-up s'ouvre : 
         (a) Vous pouvez utiliser le bouton Œil pour visualiser les modèles de mails ;
         (b) Sélectionnez le modèle de mail ;
         (c) Cliquez sur Valider.
   - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné.
4. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les cours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours.

La réinitialisation des certificats a pour but de remettre à jour un certificat dont le modèle a été modifié dans les réglages du cours.

1. Sélectionnez l'action Réinitialiser des certificats ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les cours dont le certificat doit être réinitialisé pour les utilisateurs sélectionnés à l'étape précédente ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des cours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des cours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants que leur certificat a été mis à jour ;
3. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ;
   - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;
      Une nouvelle pop-up s'ouvre : 
         (a) Vous pouvez utiliser le bouton Œil pour visualiser les modèles de mails ;
         (b) Sélectionnez le modèle de mail ;
         (c) Cliquez sur Valider.
   - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné.
4. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les cours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des cours.

1. Sélectionnez l'action Affecter des parcours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES PARCOURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les parcours à ajouter aux utilisateurs ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des parcours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des parcours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cochez cette case si vous souhaitez affecter le parcours aux apprenants même s'ils n'appartiennent pas aux éventuelles audiences rattachées au parcours ;
3. Cochez cette case si vous souhaitez que les dates d'affectation du parcours soient reportées sur les affectations des cours appartenant au parcours ;
4. Renseignez éventuellement une date de début, une date d'objectif et une date de fin d'affectation du parcours ;
5. Choisissez l'option d'affectation du cours (Libre / Recommandé / Obligatoire) ;
6. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ;
   - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;
      Une nouvelle pop-up s'ouvre : 
         (a) Vous pouvez utiliser le bouton Œil pour visualiser les modèles de mails ;
         (b) Sélectionnez le modèle de mail ;
         (c) Cliquez sur Valider.
   - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné.
7. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les parcours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des parcours.

1. Sélectionnez l'action Modifier les données d'affectation du parcours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

La suite se déroule exactement comme pour l'option « Affecter des parcours » : rendez-vous à cette section pour plus d'informations.

1. Sélectionnez l'action Réinitialiser des parcours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES PARCOURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les parcours à réinitialiser ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des parcours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des parcours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cochez cette case si vous souhaitez que les cours composant le parcours soient également réinitialisés ;
3. Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un parcours a été réinitialisé ;
4. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ;
   - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;
      Une nouvelle pop-up s'ouvre : 
         (a) Vous pouvez utiliser le bouton Œil pour visualiser les modèles de mails ;
         (b) Sélectionnez le modèle de mail ;
         (c) Cliquez sur Valider.
   - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné.
5. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les parcours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des parcours.

1. Sélectionnez l'action Supprimer des parcours ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES PARCOURS.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez le ou les parcours à supprimer ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des parcours que vous avez sélectionnés ; À ce niveau, vous pouvez supprimer des parcours en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cochez cette case si vous souhaitez que les cours qui composent ce parcours soient aussi retirés aux apprenants.
3. Cochez cette case si vous souhaitez informer les apprenants qu'un parcours leur a été supprimé ; Ici, il s'agit de la suppression de l'affectation d'un parcours à un apprenant et non la suppression d'un parcours au catalogue.
4. Si la case est cochée, un nouveau champ apparaît pour renseigner le modèle de mail qui sera envoyé ;
   - Cliquez sur le bouton Crayon pour sélectionner un modèle de mail ;
      Une nouvelle pop-up s'ouvre : 
         (a) Vous pouvez utiliser le bouton Œil pour visualiser les modèles de mails ;
         (b) Sélectionnez le modèle de mail ;
         (c) Cliquez sur Valider.
   - Cliquez sur le bouton Gomme pour supprimer le modèle de mail sélectionné.
5. Cliquez sur Valider.

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les parcours sélectionnés ;
2.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la sélection des parcours.

1. Sélectionnez l'action Envoyer un mail ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Vous avez la possibilité d’envoyer un mail unique ou un mail à partir d'un modèle.

Mail unique 

1. Remplissez le sujet et le contenu.
2. Vous pouvez insérer des champs dynamiques dans le contenu du mail.
3. Cliquez sur Valider.

Attention ! Les champs dynamiques doivent pouvoir être interprétés. Par exemple, si vous utilisez le champ dynamique "Nom du cours", le mail envoyé étant totalement décorrélé des cours, ne pourra pas contenir le nom du cours auquel vous pensez. 

Modèle de mail 

1.  Cliquez sur Sélectionner un modèle de mail.
2. Choisissez parmi la liste des modèles de mails.
3. À la validation de votre choix, vous retournez à l'affichage précédent, avec le sujet et le contenu préremplis, que vous pouvez encore modifier à votre guise.
4. Lorsque vous avez paramétré entièrement l'envoi de votre mail, cliquez sur Valider.

Le filtre de mails

Le filtre de mails fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut).

1. Sélectionnez l'action Envoyer une notification ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

1. Écrivez le texte de la notification dans le champ texte prévu à cet effet ; Depuis l'assistant utilisateurs, une notification est un texte court sans mise en forme.
2. Cliquez sur Valider.

Résultat en Front-Office

En cliquant sur la cloche, vous pouvez visualiser toutes vos notifications.

1. Sélectionnez l'action Sauvegarder cette liste d'apprenants ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

1. Nommez votre liste
2. Vous pouvez ajouter une description.
3. Cliquer sur Valider.

 Cette liste sera obligatoirement une liste statique, puisqu'elle est créée à partir d'utilisateurs que vous avez choisis et non à partir de critères.

1. Sélectionnez l'action Ajouter un événement dans l'agenda ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

1. Nommez l'événement ;
2. Ajoutez éventuellement une description de l'événement ;
3. Ajoutez une date de début et une date de fin pour l'événement ;
4. Cliquez sur Valider.

Inscription de l'événement à l'agenda de l'utilisateur

En cliquant sur l'icône de calendrier dans la barre de navigation, l'utilisateur pourra retrouver l'événement inscrit dans son agenda.

1. Sélectionnez l'action Modifier les scores des compétences ;
2. Cliquez sur Valider.

Paramétrage de l'action

Cliquez sur SÉLECTIONNER DES COMPÉTENCES.

Dans la pop-up qui s'ouvre :

1. Sélectionnez la ou les compétences dont les scores vont être modifiés ;
2. Cliquez sur le chariot ;
3. Cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle pop-up :

1. Retrouvez le récapitulatif des compétences que vous avez sélectionnées ;
   À ce niveau, vous pouvez supprimer des compétences en les sélectionnant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton [x].
2. Cliquez sur Valider.

Le filtre de compétences

Le filtre de compétences fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut).

De retour sur l'écran principal, vous pouvez :

1.  Modifier les compétences sélectionnées ;
2. (a) Mettre un score sur les compétences sélectionnées à l'étape précédente
   OU
   (b) Mettre un statut Non évalué sur les compétences sélectionnées à l'étape précédente ;
   

   Lorsque vous cochez cette case, la zone de score devient alors grisée car non utilisable.

3.  Valider l'action lorsque vous êtes satisfait de la modification des scores de compétences.