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L'assistant Utilisateurs

L'assistant Utilisateurs vous permet d'effectuer, après avoir sélectionné des apprenants, un certains nombre de tâches d'administration. Vous trouverez la liste de toutes les actions possibles plus loin dans la fiche.

Sélection des utilisateurs

Dans le menu Assistants > Assistant utilisateur, vous pouvez sélectionner, au choix :

  • des utilisateurs répartis dans différentes organisations
  • ou une liste d'utilisateurs

Option Sélectionner des utilisateurs

  1. Cliquez sur Sélectionner des utilisateurs ;
  2. Choisissez les utilisateurs qui vous intéressent (vous pouvez vous aider de l'arborescence des organisations) ;
  3. Ajoutez au panier avant chaque changement de page ou de dossier ;
  4. Cliquez sur Valider.

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Le filtre d'utilisateurs
  1. Vous pouvez filtrer votre recherche grâce : au nom de l'utilisateur, son prénom, son identifiant, son adresse email, son identifiant externe, son audience.
  2. Si vous cherchez parmi les utilisateurs désactivés, cochez cette case.
  3. Vous pouvez également filtrer votre recherche à l'aide des champs personnalisés des utilisateurs.
  4. Choisissez si les critères doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez :
    - Tous les critères : vous obtiendrez toutes les personnes dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP' et le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024' ;
    - Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de tous les utilisateurs dont le nom contient la chaîne de caractères 'DUP', ainsi que tous les utilisateurs dont le champ personnalisé 1 contient la chaîne de caractères '2024'.
  5. Cliquez sur Valider.
  6. Sélectionnez les utilisateurs qui vous intéressent parmi les utilisateurs trouvés par filtrage.

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Option Sélectionner une liste

  1. Cliquez sur Sélectionner une liste ;
  2. Choisissez la liste qui vous intéresse ;
  3. Cliquez sur Valider.

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Le filtre de liste
  1. Vous pouvez filtrer votre recherche grâce au nom de la liste, à sa description et à son type (dynamique ou statique).
  2. Si vous cherchez une liste désactivée, cochez cette case
  3. Choisissez si les critères doivent tous être valides ou s'il suffit qu'un des critères soit valide pour proposer un résultat. Dans l'exemple ci-dessous, si vous choisissez :
    - Tous les critères : vous obtiendrez toutes les listes dynamiques dont le nom contient le mot Form'Action ;
    - Au moins un critère : vous obtiendrez l'ensemble de toutes les listes dynamiques et de toutes les listes dont le nom contient Form'Action.
  4. Cliquez sur Valider.
  5. Sélectionnez la liste qui vous intéresse parmi les listes trouvées par filtrage.

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    Sélection de l'action

    Modifier une valeur

     

    Ajouter des audiences aux utilisateurs

     

    Ajouter des rôles aux utilisateurs
    Ajouter des rôles aux utilisateurs

     

    Affecter un manager

     

    Affecter un manager secondaire

     

    Définir comme tuteur pour les cours sélectionnés

     

    Affecter des cours

     

    Modifier les données d'affectation du cours

     

    Réinitialiser des cours

     

    Supprimer des cours

     

    Réinitialiser des certificats

     

    Affecter des parcours

     

    Modifier les données d'affectations du parcours

     

    Réinitialiser des parcours

     

    Supprimer des parcours

     

    Envoyer un mail
    1. Sélectionnez l'action Envoyer un mail.
    2. Cliquez sur Valider.

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    Paramétrage de l'action

    Vous avez la possibilité d’envoyer un mail unique ou un mail à partir d'un modèle.

    Mail unique 
    1. Remplissez le sujet et le contenu.
    2. Vous pouvez insérer des champs dynamiques dans le contenu du mail.
    3. Cliquez sur Valider.

    Attention ! Les champs dynamiques doivent pouvoir être interprétés. Par exemple, si vous utilisez le champ dynamique "Nom du cours", le mail envoyé étant totalement décorrélé des cours, ne pourra pas contenir le nom du cours auquel vous pensez. 

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    Modèle de mail 
    1.  Cliquez sur Sélectionner un modèle de mail.
    2. Choisissez parmi la liste des modèles de mails.
    3. À la validation de votre choix, vous retournez à l'affichage précédent, avec le sujet et le contenu préremplis, que vous pouvez encore modifier à votre guise.
    4. Lorsque vous avez paramétré entièrement l'envoi de votre mail, cliquez sur Valider.

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    Le filtre de mails

    Le filtre de mails fonctionne sur le même principe que le filtre d'utilisateurs (voir plus haut).

    Envoyer une notification

     

    Sauvegarder cette liste d'apprenants
    1. Sélectionnez l'action Sauvegarder cette liste d'apprenants.
    2. Cliquez sur Valider.

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    Paramétrage de l'action

    1. Nommez votre liste
    2. Vous pouvez ajouter une description.
    3. Cliquer sur Valider.

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     Cette liste sera obligatoirement une liste statique, puisqu'elle est créée à partir d'utilisateurs que vous avez choisis et non à partir de critères.

    Résultat de l'action

    Cet écran affiche le résultat de l’action. Les apprenants ont bien été enregistrés dans une liste.

    Le bouton Réinitialiser ramène à l’écran de sélection des utilisateurs de l’assistant, afin de paramétrer une nouvelle action de modification sur le même groupe ou un groupe différent, via l’assistant. Il n’annule pas la dernière action.

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    Ajouter un événement dans l'agenda

     

    Modifier les scores des compétences

     

    Résultat de l'action

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    Cet écran détaille les succès et les échecs de l'action demandée.

    Le bouton Réinitialiser ramène à l’écran de sélection des utilisateurs de l’assistant, afin de paramétrer une nouvelle action de modification sur le même groupe ou un groupe différent, via l’assistant. Il n’annule pas la dernière action.

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